E-invoicing tussen ondernemingen verplicht vanaf 01 januari 2026

E-invoicing tussen ondernemingen verplicht vanaf 1 januari 2026

Een factuur naar een andere onderneming sturen? Dat zal vanaf 2026 elektronisch moeten gebeuren, met een e-invoice. Hoewel 2026 nog ver weg lijkt, kan je je nu al voorbereiden. Maar wat houdt e-invoicing precies in? En aan welke voorwaarden moet zo'n elektronische factuur voldoen? Verschaeren & Mertens helpt je op weg.

Wat is een e-invoicing juist?

E-invoicing, ook wel elektronisch factureren genoemd, is een proces waarbij facturen op een gecodeerde en elektronische wijze worden verzonden, ontvangen en verwerkt. Via een softwaresysteem worden facturen dan automatisch verstuurd naar andere ondernemingen, waar ze vervolgens automatisch worden ontvangen en gelezen.

Wat betekent dit voor jou?

Vanaf 1 januari 2026 volstaat het niet langer om een pdf-bestand toe te voegen aan een e-mail. Om elektronisch te factureren naar andere ondernemingen dien je te werken met een XML-bestand dat voldoet aan de Europese PEPPOL-norm (Pan-European Public Procurement On-Line). XML staat voor eXtensible Makrup Language en is een flexibele manier om gestructureerde gegevens op te slaan.

De gegevens die zeker in een e-invoice moeten staan, zijn de volgende:

• Klantgegevens: naam en adres
• Leveranciersgegevens: naam en adres
• Factuurdatum en -nummer
• Omschrijving van de goederen of diensten
• Prijs per eenheid
• Totaalbedrag
• Toegepaste belastingen

Waarom wordt e-invoicing tussen ondernemingen verplicht?

E-invoicing biedt diverse voordelen. Het is een snelle, efficiënte en gebruiksvriendelijke manier van factureren. Daarnaast vormt het een krachtig instrument voor de overheid om btw-fraude tegen te gaan. Kortom, het verplicht stellen van elektronische facturatie leidt tot administratieve vereenvoudiging en draagt bij aan het verkleinen van de btw-kloof.

Hoe kan je je voorbereiden?

Wacht zeker niet tot 1 januari 2026 om met e-invoicing aan de slag te gaan. Steek nu al de handen uit de mouwen met dit stappenplan:

1. Ga na of de e-invoicing mogelijk is met je huidige softwaresysteem. De kans is groot dat je al gebruik maakt van een tool dat elektronische facturatie faciliteert. Is dat niet het geval? Doe eens research naar welke tool het beste past bij jouw onderneming.
2. Bereid je voor op interne veranderingen. Het zou kunnen dat enkele interne processen beïnvloed worden door de implementatie van e-invoicing. Breng werknemers hiervan dan ook op de hoogte. 
3. Probeer het systeem eens uit. Voer tests uit om ervoor te zorgen dat e-invoicing vlot verloopt.

Heb je nog vragen of stoot je op een probleem? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Wij helpen je graag verder!